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会议服务
会议会务组织策划服务
作者: 刘冰 文章来源: 更新时间:2019/2/25 15:00:55 浏览次数:1601次

    一、 会前准备

    1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?通常此条是发会方需要考虑的。

    2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?任何会议都有目的,什么样的目的则是我们进行服务时要明确组织方的意图。

    3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组.限定每个项目的商议时间。发会方的议程是我们制作会务服务要参考的必须文件之一。根据议程来确定服务的详细方案。

    4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果会期,嘉宾人数,餐饮要求,住宿要求等。

    5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

    6、根据要讨论的问题限定与会人员。

    7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。

 

    二、会议期间控制

    1、叙述会议的目的。

    2、核对并记录与会者。

    3、根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。

    4、给每一个人表述自己意见的机会。

    5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。

    6、如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

    7、坚持预定的时间,不要拖延。

    8、在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论。

    9、在会议结束时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议。

    10、确定下次会议的议题和时间。

 

    三、会后工作

    1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

    2、根据会议,对执行进行监督和检查。

    会前工作:          

    1、服务方与会议组织策划者(主办者)沟通会议详细安排。

    2、服务方向会议主办方提供会议接待策划方案和会议其他服务报价。

    3、服务方邀请会议主办者实地考察会议举办场所与餐饮\住宿情况。

    4、服务方与会议主办者确认会议接待方案。

    5、服务方与会议主办者签订会议接待标准合同。

    6、服务方确认会议主办者预付会议订金事宜。       

    7、服务方在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。  

    8、服务方协助主办方准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

    会中工作:

    9、根据议程设计,服务方安排机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

    10、根据名单.会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,现场签到,来客接待。

    11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

    12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

    13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

    14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

    15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

    16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

    17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

    18、协调会议期间的交通工具的安排。

    19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

    会后工作:

    20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

    21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

    22、与会议主办者的费用结算工作。

    23、回访参会人员,了解会议质量。

    24、召开内部会议,对会中的事故、责任、权宜相关问题进行建章管理。

    初入会展业或者是利用会展做旅游,都要明确,会议组织方与服务方,在分工与任务上各有不同,一个会议其组织策划者所有掌握的知识与会议服务者需要掌握的知识有很大的出入,二者不可混嚣。

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