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会议常识
会议学习资料
作者: 刘冰 文章来源: 更新时间:2019/2/25 15:00:55 浏览次数:1506次

会议接待

会前工作:

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

会中工作:

9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

18、协调会议期间的交通工具的安排。

19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作:

20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

22、与会议主办者的费用结算工作。

23、欢送代表工作。

会议考察

一、会议考察:

是为客户特别安排的、具有公关性质的行为,当然不排除部分行为是真正的会议考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作。

另外,此类商务活动实际上主办者已经作好安排,需要供应商提供的服务只是目的地的住宿、餐饮预定和安排交通工具、司乘人员及向导,可能的话需要供应商协助解决媒介邀请及映像资料摄制,其职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

二、会议考察的的主要内容:

1、考察选定的场所和设施,检查并比较各项设施;

2、协调会务工作人员的活动;

3、根据会议的具体情况,设计、安排好会场的活动。

会议秘书

秘书服务:

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。

这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。

秘书服务内容:

1、成立会议组织,确定会议主持人;

2、会议宣传和气氛渲染;

3、会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训;

4、会议通知起草、发送;根据反馈信息确定终日程;

5、会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT;

6、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等;气氛环境处理;住宿:娱乐、价格;

7、购买或借用会议用品:

       
实物投影仪;

      
激光笔、激光笔电池;

      
胶片投影仪、投影幕、胶片、 胶片笔白板笔、白板擦、吸铁石;

       
笔记本电脑、3寸软盘、打印机、驱动程序、打印纸等;

8、打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单;

9、报到,签到、会前文件发放;

10、场外负责:传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲;

11、会议记录:录音录象、会议记录;

12、媒体应对和会议新闻稿纲要提供;

13、会议简报、纪要等文书起草;

14、会议文件清退;

15、报销、结帐;

16、会议文书归档;

17、会务总结的编写。

会展物流

会展物流概述

会展物流是指为会议、展览、展销、体育及其他各类活动提供的物流服务,是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的物理运动过程,它是展销活动供、需双方以外的第三方组织者所提供的一种具有后勤保障功能的服务,由会展组织者在综合会展现场多个供需对应体的信息要求后,统一指挥、统一安排、统一协调的会展物资流通体系。

会展物流特征


会展物流作为现代物流行业的一个重要分支,比一般运输、配送具有更高的专业性和服务性,属于高端物流。高端物流代表高质量的专业服务,服务对象一般是高端产品。高端物流服务管理体系与运作模式具有高附加值、高利润、高效率、高技术标准、高风险的特征。

会展物流特点

1. 服务的专业性

会展活动的特点要求为其提供物流服务的会展物流服务商,必须具有较高的专业化管理水平,必须拥有具备会展物流管理专业技能的人才、畅通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齐全的货物转运与仓储中心、完备的信息网络平台和信息技术作为支撑。因此,专业化程度相对较高是会展物流一个最为显著的特征。

2.流程的时效性

会展物流活动过程控制非常复杂,在时间上具有很强的阶段性,在空间上具有突发的集中性,在需求上具有双向性和不确定性,这就要求会展物流服务商提供更高层次的快速反应服务。如何在特定的时空里,满足参展商多种应急需求,是会展能否成功举办的关键。

3.展品的安全性

确保物流过程中的物品安全是会展物流的第一任务。会展活动所需的设备、物品一般由会展组织者采购,而参展商展销产品的运输则在会展组织者的统一调度下自行负责。承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂、破损、水渍等损害展品原有使用价值的事故,避免因此而造成的供货质量问题导致的会展准备的中断。因此,会展物流服务商必须确保所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地,通常还需再返回原地。

4.信息的实时性

信息化是我国会展产业与国际接轨的一个重要衡量标准。信息传递与共享是保障会展物流管理高效协调运行的重要基础。在会展物流的组织与管理过程中,会展主办方、参展商与物流服务商信息的实时沟通,为会展活动提供高效的物流服务支持,是会展物流服务商的重要目标之一。会展组织管理者应会同各参展商与物流服务商,不断对各种相关信息进行实时监控,并根据反馈信息及时调整会展物流过程中的具体行动措施。

海南会展物流发展

一、基础设施:

我们首先从海南岛与外界的联系来说,目前只有三个办法,一是乘飞机,二是坐轮船,三是乘汽车。

航空:海南省的航空事业发展最快,北部有海口美兰国际机场,南边有三亚凤凰国际机场,已接受内地和香港几十家航空公司的班机起降,实现39个国内外大中城市通航。省航引进两架"美多"小型客机投入岛内运输。

公路:海南岛陆上交通以公路为主,通车里程达1.7万余公里,以"三纵四横"为骨架,有干线直通各港口、市、县,并有支线延伸到全岛318个乡镇和各旅游景点,形成纵横交错、四通八达的环岛交通网络;东线高速公路大大缩短了本岛北南之间的交通里程和时间;海南是一个不设路卡的省份,高速路上没有收费站,省下的费用被摊在燃油费中,故汽油价格比其他省份略高。

海运:海南四周环海,海运是本省交通的重点。全省68个天然港湾,已开辟港口24个,其中以海口、三亚、八所、洋浦四个港口为最大,其他主要港口还有:清澜、铺前、新村、白马井、博鳌、新盈等;海口和三亚两港口已开辟对外贸易航线69条,和世界24个国家和地区有航运业务往来,为港澳台同胞和海外旅游者到海南来观光游览提供了方便。

二、配送体系:

自建省以来,海南物流市场每年以30%的比例增长,尤其是在反季节蔬菜、热带水果、海洋渔业、农产品及水产品加工等方面,物流需求潜力巨大,形成了一批有一定规模的全国范围配送体系的物流企业,连锁商业和配送服务正在兴起。

三、新的特点

1)社会化组织化程度不断提高。被称为现代流通革命标志的现代连锁经营模式得到发展,出现了大润发,家乐福,施达商业、三叶大药房、绿岛农资、创新书店、龙泉集团、花仙子等一批各行业各类型的连锁经营企业。

2)现代物流理念和管理方式开始导入。各种商品交易市场、配送中心、物流中心、加工储运中心相继建设,在流通中的作用开始显现。生活资料领域和生产资料领域出现了各种不同的物流配送企业。一些生产企业也开始介入现代物流,构建自身的物流网络和体系。现代物流理念的导入和各种物流企业的发展正带动传统仓储业向现代物流发展

3)新的管理技术和管理手段的采用,电子计算机、条码、POS系统等现代信息处理手段逐步采用,使流通业的科技含量和现代化水平不断提高。同时,电子商务也得到了发展,出现了应用计算机技术和互联网建立的网上采购、网上商店和网上专业批发市场等。

四、会展物流的高速增长

会展业涉及展台搭建、广告、住宿、餐饮、装饰、旅游等方面的需求,带来大量的物流、人流、资金流、信息流、文化流,经济带动功能非常显著,这就要求完善的物流体系提供保障。海南的物流随着会展业的不断扩充而呈高速增长趋势。

五、会展物流倍受重视

会展行业具有展览时间特定、参展企业众多、展览地点分散、展品量小样杂等特点,这就需要由专业的物流公司帮助参展企业实现展品的合理运输,以达到在指定的时间内用最低的成本将展品安全运达展览地的目的。对于在国外举行的展览会议,由于涉及到出口报关、国际运输、国际保险、展品的再处理等环节,更需要有实力的专业物流公司才能承担会展物流的重任。因此,海南会展行业在向国际跨越的进程中对会展物流环节极为重视。