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会议常识
会议管理服务流程
作者: 刘冰 文章来源: 更新时间:2019/2/25 15:00:55 浏览次数:1581次

1.会前两年半:

(1)确定会议日期与场地:视察场地、评估并商议费用。

(2)评估财源并制作预算:预估此案收入及支出。

(3)成立筹备委员会:邀请相关部门适合的人选并分工。

(4)成立秘书处:指定工作人员、安置设备并建立档案。

(5)设计会议logo:印制信封、信纸。

(6)确定饭店房间数的预定:视察使用的饭店房间及设备,并请饭店报价、签约。

(7)确定会议室使用数量:并视察有关设备、场地签约。

(8)制作工作进度表:可委由会议筹办人控制进度。

(9)搜集准备宣传寄发名单:寄发会议宣传资料、报名表等。

(10)定期召开筹备会议,审视各项工作进度及决议。

这个阶段通常时间最长,事情最多,因为要筹备的事项很多,所以最好早一点开始进行。

2.会前二年:

(1)制作筹备企划书,用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款:含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单;各组工作职责、工作进度表和预算。

 (2)拟定推广计划:本次会议如何有效宣传。

(3)选定合适的会议或展览专业顾问公司,可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议,避免人力资源浪费,并有效控制预算的花费。

(4)草拟学术节目:确定会议主题及拟邀请讲员名单。

(5)决定报名费及相关费用:可参考以前会议并由筹备会决议。

(6)搜集旅游、艺文等资料:可指定专业旅行社办理。

(7)决定会议是否使用同步翻译:如需使用,得预订设备、翻译人员,并增加预算。

3.会前18个月:

(1)草拟会议通告:含邀请函、会议日期地点、主题等。

(2)印刷并寄发会议通告:初步预告可能参与人士,大会将于何时何地举行以及报名费等资料。

(3)确定学术节目形态及内容:发函邀请演讲人及各场次主持人。

(4)确定社交节目的安排:包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。

(5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调:宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。

(6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料,并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表:报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定/方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期。

 (7)网页设计,委托专业公司或专业人士设计大会网页,以便会员上网浏览,或使用网上报名。

4.会前12个月:

(1)草拟展览说明书及合约:拟印制寄发给厂商征展。

(2)收集参展厂商名单:可请筹备委员提供。

(3)征展活动开始:寄出说明书/办说明会/亲自拜访。

(4)印制并寄发宣传手册及相关表格:确定所有相关名单及单位都已 寄出。

(5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要:如有人无法应邀,则另邀请其他人选,尽快确认。

(6)选制大会纪念品/资料袋奖牌/名牌胶套等:评估可能数量,先预定并确认交货期。

(7)报备政府有关单位本次会议的举办时间:请协调有关驻外单位给予与会者签证事宜的协助。

(8)联络并确定会议各项安排的供应厂商:视听设备、灯光音响、旅行社、交通、餐饮安排、会场布置。

5.会前6个月:

(1)审核投稿的论文:学术节目组委员。

(2)安排节目议程并挑选邀请各组主持人(投稿部分):学术节目组委员。

(3)寄发通知函给投稿人:告知投稿有否被接受及其报告时间/地点/组别。

(4)寄发通知函给所有受邀的主持人:告知其主持的组别/时间/地点,并寄发相关参考资料,如该组论文摘要、报告人背景等。

6.会前3个月:

(1)发布新闻:向相关媒体预告会议有关资讯。

(2)邀请开闭幕典礼出席贵宾:如需贵宾致词,得书面告知时间地点。

(3)现场工作/接待人员规划及招聘:报到处/会议室/贵宾接待等人员安排并拟定训练课程。

(4)草拟设计大会节目手册:议程确定/演讲人、主持人确定/各项社交节目确定。

(5)安排VIP接机事宜:车辆/接机人员/通关安排等。

(6)会场布置设计发包:含机场欢迎牌/会场/会议室/报到处/展览区/酒会、晚宴场地。

(7)报到处使用规划:设计报到流程。

(8)确认各项餐饮安排:酒会/晚宴/咖啡茶点/午餐。

(9)社交活动表演节目设计:开、闭幕典礼/酒会/晚宴。

7.会前1~2个月:

(1)通讯报名截止:统计评估报名人数。

(2)与饭店核算已订房数量:与实际预定房数相差多少。

(3)现场接待人员工作训练:1~2次训练。

(4)印制大会节目手册、学术论文摘要集、与会者名册:已报名者报到时应领取的资料。

(5)印制大会相关印刷品:名牌/证书/感谢状/邀请卡/餐券。

(6)检视各项活动/节目/餐饮的安排:演讲议程、演讲人/主持人通知、视听设备、开闭幕典礼流程、酒会及晚宴、午餐及咖啡茶点、参观旅游、表演活动等。

 (7)展览厂商协调会:摊位位置/布置/进撤场事宜等。

(8)检视场各项set-up:与会议中心/饭店人员最后确认。

 会议管理服务流程执行

 所有会前的筹划、准备就是为了这几天的会期,有万全的准备,这个阶段就会有完美的演出。会前3天至会期:

1、召开记者会:准备新闻稿及大会相关资料。

2、现场接待/工作人员预演:筹备委员会主要委员也应到场。

3、报到相关资料装袋:并安排运送至会场。

4、检视各场所布置:确认并现场验收。

5、各项节目、表演彩排:司仪或主持人也应到场。

6、会场桌椅摆设确认:灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机/单枪一一检视无误。

7、报到处/秘书处sep-up:报到资料及大会相关资料进场。

8、展览厂商进场:厂商报到并发给相关资料。

9、检视餐饮安排:再确认数量、菜单。

10、大会正式开始:根据工作流程表(run-book)进行每一项工作;每日工作结束后,主要工作负责人需集中总结当日工作有无任何缺失需即时改善,同时再预习第2天的工作流程。

 会议管理服务流程维护工作

很多筹备会议的人通常会忽略这个阶段,其实善后工作虽然很累,尤其已经准备那么久的会议终于圆满闭幕,任谁都想好好休息了,但是会议闭幕后其实还有很多工作要总结,要把这些工作完成之后,会议才算结束。会后1个月内应做好如下总结工作:

 1.统计报名人数:分国家及总数。

2.与饭店核对总住房数:收集账单并支付账款。

3.财务结算。

4.撰写/寄发感谢函:协助单位及演讲人/主持人等。

5.举行庆功宴。

6.整理大会相关资料并归档:含报名表。

7.召开总结会报告收支情形:结案会议并解散筹备委员会。

8.论文集编撰。

9.薪资清册,以备次年初申报所得税。

10.结案。

  由于会议的性质、规模、规格不同,可做出适当调整。